Optimisez l’aménagement des espaces de travail

Opter pour un diagnostic ou une prestation de conseil en aménagement est un investissement vous permettant de réaliser des espaces réussis qui seront plébiscités par vos équipes. L’optimisation de vos espaces de travail doit tenir compte de nombreux paramètres qu’il est préférable de faire évaluer par un professionnel : ergonomie des postes et des équipements, exposition, éclairage, bruit, qualité de l’air, distractions, etc. Pour donner les meilleurs résultats, cette initiative doit s’inscrire dans une démarche collective axée sur les situations de travail, les problématiques et les habitudes de vos salariés.

Pour faire de vos espaces de travail un levier d’épanouissement professionnel, d’engagement et de performance, notre équipe vous accompagne :

• En consultant vos salariés dans une démarche participative (questionnaire, immersion, entretiens) ;
• En étudiant vos espaces pour un aménagement optimal (agencement, ergonomie, usages, contraintes) ;
• En proposant des solutions adaptées aux besoins de vos équipes (salles dédiées, sélection du mobilier et des équipements, décoration) ;
• En aidant vos collaborateurs à bien utiliser les aménagements proposés (postures, bonnes pratiques).

Les avantages pour votre projet :

• Garantir un espace optimisé, attractif et stimulant pour tous les collaborateurs ;
• Investir judicieusement dans des solutions à forte valeur pour vos salariés ;
• Amorcer une vraie démarche QVT au bénéfice de l’entreprise (dialogue social, bien-être au travail) ;

Que vous souhaitiez repenser l’organisation de vos espaces de travail ou réaliser de nouveaux bureaux, ATOME QVT est votre partenaire de confiance et nos conseils sont indépendants et sans lien d’intérêt ou partenariat. Les besoins de vos collaborateurs sont au cœur de nos préoccupations pour répondre aux besoins de chaque organisation. Confort, fonctionnalités, design, nos experts vous guident dans le choix des aménagements les mieux adaptés à l’environnement de travail de vos équipes. Notre prestation conseil représente un levier de cohésion, un outil de management et de performance pour votre entreprise.

Quels que soient le métier et le cadre de travail associé (bureau, atelier, chaine de production, etc.), optimiser les postes et les espaces est un enjeu crucial pour le bien-être des salariés et la performance de l’entreprise.

Soigner l’aménagement des espaces de travail constitue un levier de compétitivité permettant notamment de :

• Réduire les risques d’accidents de travail, les arrêts maladie et l’absentéisme ;
• Créer un environnement favorable au bien-être des collaborateurs ;
• Augmenter la productivité et la qualité du travail ;
• Renforcer la marque employeur et l’engagement des salariés ;
• Réduire le turnover ;
• Diminuer les coûts de santé.

De manière générale et dans tous les secteurs d’activité : “L'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs “(article L.4121-1 du Code du travail).

Ces mesures comprennent notamment :

• La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés (mobilier, équipements, méthodes) ;
• Des actions de prévention des risques professionnels ;
• Des actions d’information et de formation.

L’employeur doit donc évaluer les risques professionnels (DUERP) et déterminer les actions à mener. L’optimisation des espaces de travail permet d’améliorer la qualité de vie et répond à l’obligation pour l’entreprise d’offrir un cadre optimisé et efficient, permettant de réaliser un bon travail dans de bonnes conditions.

Pour répondre efficacement aux enjeux de votre entreprise, un projet d’aménagement doit être structuré. Voici les éléments clés à prendre en compte pour bien aménager vos espaces de travail :

Consultez et impliquez vos collaborateurs

Avant de vous lancer dans l’aménagement des espaces de travail, vous devriez impliquer vos équipes dans le processus. Non seulement cette étape vous permettra de bien appréhender leurs besoins, leurs difficultés et d’écouter leurs idées, mais il s’agit aussi de mobiliser les collaborateurs pour qu’ils deviennent acteurs de leur espace de travail. Pour ce faire vous pouvez diffuser un questionnaire, organiser des discussions avec les délégués du personnel ou un atelier de co-création dans lequel les salariés proposent eux-mêmes des améliorations pour leur poste de travail.

Optimisez l’espace disponible

Découpez les espaces de travail en y intégrant des sous-espaces dédiés et optimisés pour certaines tâches (réunion, téléphone, tâche technique, etc.). C’est l’occasion d’adresser différents besoins en créant des espaces polyvalents qui utilisent tout le potentiel de vos locaux. Pour optimiser la place disponible et conserver un maximum de flexibilité, songez à intégrer des espaces modulables et du mobilier mobile ou amovible. Vous pourrez ainsi transformer et reconfigurer vos zones de travail selon vos besoins.

Soignez l’agencement des postes

Pour une qualité de travail et un confort maximum, pensez à bien organiser les postes de travail (disposition, place, exposition, etc.). Organisez les tables de manière à encourager la collaboration au sein de l'équipe. Les configurations en "open space" peuvent favoriser les échanges, mais assurez-vous également de prévoir des espaces de concentration individuelle. Maximisez l'utilisation de la lumière naturelle en plaçant les postes de travail près des fenêtres. Complétez avec un éclairage artificiel bien réparti pour éviter les zones d'ombre.

Choisissez le mobilier et les équipements adaptés

Le matériel ergonomique (meubles, assises, outils) permet de limiter les contraintes physiques et la fatigabilité. Optez pour un mobilier qui favorise les postures ergonomiques et la variété des positions (chaises réglables, bureaux assis/debout, tabouret d’atelier/ de chantier, etc.). L’équipement de qualité professionnelle (conception robuste, revêtements spécifiques) contribuera à la durabilité de vos aménagements et résistera aux usages intensifs ou à l’usure pour maintenir un confort optimal dans le temps. Enfin, assurez-vous d'avoir suffisamment de rangement (armoires, étagères, casiers, tiroirs, etc.) pour maintenir un espace de travail propre et organisé. Mettez à disposition le matériel et les indications pour ranger et nettoyer les postes de travail au quotidien.

Optez pour une ambiance et une décoration à l’image de votre entreprise.

Créez un environnement qui reflète votre identité et vos valeurs. Ce supplément d’âme peut être apporté en utilisant des couleurs, des éléments de design ou des motifs qui représentent votre entreprise. Prenez en compte les préférences de vos employés et adaptez l’aménagement en conséquence. En alignant l'espace de travail avec la culture d’entreprise, vous renforcez votre marque employeur et vous favorisez l’engagement et la performance. Pour du travail collaboratif, créez des espaces ouverts et des zones pour travailler en groupe (coworking). Pour la réflexion et la concentration, préférez des espaces individuels et des zones calmes.

Améliorer l’espace de travail revient non seulement à optimiser les postes, mais également les espaces communs ou les autres lieux dédiés à la vie dans l’entreprise. Maintenant que nous avons vu les éléments clés d’un projet d’aménagement, voici quelques conseils pour améliorer davantage vos espaces professionnels :

• Placez les personnes en fonction des affinités et synergies ;
• Créez des espaces dédiés (échanges, loisir, repos, etc.) ;
• Prévoyez des zones de circulation pratiques et dégagées ;
• Intégrer l’ergonomie dans les méthodes et l’organisation du travail ;
• Mener une démarche d’amélioration continue (questionnaires, tables rondes) ;
• Diffuser une culture d’entreprise soigneuse des espaces et des équipements (postes bien rangés, espaces propres) ;
• Verdir l'espace avec des plantes et végétaux ;
• Invitez à la personnalisation des espaces de travail  (décoration, accessoires personnels) ;
• Faites-vous accompagner par un professionnel.